El Tiempo… Curioso invento.

Ufff, lo que tarda en abrirse este programa. Voy a echar un vistazo a IG mientras tanto. Deslizas el dedo, otra vez… Un like. Deslizas el dedo, una vez más… 10 minutos después recuerdas el programa. Ya está abierto. Y lo he abierto para…

Clinc, notificación. Menganita está trasmitiendo en directo. Voy a ver que dice un segundín. Bueno, voy a darle un repaso a los rápido a los stories. 10 minutos después estás mirando la pantalla del móvil sin ver. Bueno, yo por dónde iba con esto…

Pi-pi, pi-pi. Tines 38 nuevos mensajes en el grupo “cena en casa de María”. Deslizas el dedo, otra vez, una vez más… Nuevo mensaje de Marta. Deslizas el dedo. Bueno, luego les contesto a todos. Voy a seguir con…

Ocho de la tarde, miras de reojo la agenda. De las cuatro tareas que te habías marcado para hoy, has tachado dos, y la que más importante era ni la has rozado. Suspiras, haces café y te vas preparando para una noche loca y de desenfreno junto a tu ordenador. Eso sí, sabes lo que ha desayunado Menganita, las compras que ha hecho en Ikea Fulanita, por dónde a salido a correr hoy la hija de tu vecina, y lo maravillosa que les está quedando su nueva casa a…

Seguro que más de uno se ve reflejado en esta estampa. Yo no es que me vea reflejada, es que es una radriografía de lo que antes era mi día a día. Y sí, digo antes porque desde que asistí al workshop de Èlia en Sevilla y devoré su “Guía de gestión del tiempo” (puedes hacerte con una aquí) entendí mi necesidad de trabajar un tiempo en organizarme, para así poder trabajar menos tiempo y mejor.

gestión del tiempo mintha estudio elia fibla the craft academy

Así que aquí vuelve la “maestrilla liendres” al rescate. Hoy voy a contarte óomo mejorar la gestión de tu tiempo de trabajo, a través de todas las experiencias que he tenido y las collejas que me han ido dando Èlia y otras profesionales que han escrito sobre el tema.

Organiza tu tiempo para poder vivir de tu proyecto.
1. Hazte profesional de las listas.

Si no sabes lo que tienes que hacer, difícilmente podrás organizarte para que no te vuelvas a despertar en mitad de la noche con un sudor frío corriendo por tu frente porque acabas de recordar “eso” que tenías que entregar mañana y que no has terminado.

Haz una lista de tareas, con todas esas cosas que tienes pendientes. Una vez la tengas lista, repásala varias veces, que nada se te quede fuera. Ahora toca organizar según su prioridad.

2. Prioriza.

Empezar la casa por el tejado es más común de lo que crees. A la hora de establecer la prioridad de nuestras tareas, vamos a utilizar dos conceptos, importante y urgente.

Entendemos por importante aquello que nos da un buen rendimiento y que es importante para alcanzar nuestros objetivos. Y por urgente, aquello que necesita ser realizado antes de un tiempo concreto y no se puede demorar.

Bien, pues vamos a encontrar cuatro tipo de combinaciones, que acotarán la importancia y la urgencia de nuestras tareas.

  • Urgente e importante: con una buena planificación estas tareas serán muy reducidas, pero si llegamos a acumular alguna de ellas, deben contar con total prioridad en nuestra organización. Deben ser las primeras en ser abordadas. Por ejemplo, la entrega de un informe para la reunión del miércoles.
  • Urgente y no importante: son tareas que urgen, pero su nivel de importancia no es alto. Debemos intentar abordarlas sin dedicar mucho de nuestro tiempo a ellas, e incluso, si es necesario, delegar su realización. Por ejemplo, enviar varios correos tipo a diferentes usuarios.
  • No urgente e importante: son el tipo de tareas de las que deberíamos tener más. Para ello, una vez más, es necesario organizarse bien. Cuando abarcamos una tarea con tiempo, planificamos el tiempo de realización y nos anticipamos a los problemas que pueden surgir, contamos con un tiempo extra que evitará que se convierta en urgente. Por ejemplo, planificar y preparar la campaña de Navidad en Septiembre.
  • No urgente y no importante: son esas tareas que no se deben olvidar, pero que se realizan en tiempos muertos. Eso sí, ten cuidado porque suelen ser entretenidas y nos pueden llegar a robar más tiempo de la cuenta. Por ejemplo, contestar a los comentarios de las RRSS.

Esta formula no la he inventado yo, es la matriz de Eisenhower, y aunque al principio es complicado catalogar las tareas, con el tiempo se automatiza y ganamos en eficacia y velocidad. Pero sobre todo, mejora nuestra organización y nos evita muchos “microinfartos” de última hora.

3. Agrupa y separa como cuando haces la colada.

No se te ocurriría en la vida meter una camiseta roja con la ropa blanca en la lavadora, ¿verdad? (sí, a todas nos ha pasado). Bien, pues no mezcles churras con merinas. Haz bloques de tareas, contemplando no sólo las relativas a tus tareas como emprendedor, sino las relativas a tu vida privada.

Si trabajas en casa, por ejemplo, no tiene sentido que te pongas a realizar un informe, y cada media hora te levantes para poner la lavadora, tenderla, sacar al perro… Empaca las actividades en bloques de tiempo, y de esta forma trabajarás de forma más productiva y organizada. Realiza tus tareas a primera hora de la mañana, y el resto de la mañana dedícalo a trabajar en tu lista de tareas.

Como ves, una vez más es cuestión de organizarse. Analiza las actividades que realizas diariamente y agrúpalas para que no pierdas el tiempo cambiando de una actividad a otra de naturaleza diferente.

4. Establece un principio y un fin.

Si no sabes cuándo vas a comenzar y terminar tu jornada de trabajo, ¿cómo vas a saber de cuánto tiempo dispones para realizar tus tareas? Negocia contigo mismo un horario e intenta cumplirlo cada día. Ser tu propio jefe o trabajar desde casa, es a veces el peor de nuestros enemigos.

Establece un horario adecuado, en el que tengan cabida todas las parcelas de tu vida. Establece un tiempo de trabajo adecuado, para que puedas tener un poco de tiempo cada día para dedicarte a ti y tu familia. Descansar la mente nos ayuda a mantenernos motivados, algo indispensable para rendir en el trabajo.

Ésta es una de las partes que más nos cuesta asumir cuando empezamos un proyecto. Y es que tenemos tantas ganas y pasión que trabajar 20 horas diarias no os pesa. Pero creedme, es insostenible, y cuando comiences a poner en práctica tu propio horario comprenderás que 8 horas pueden cundir más que 20.

5. Lucha contra la criptonita de la productividad.

Procrastinar, qué palabra tan rara para denominar algo tan sencillo como es hacer de todo menos lo que tienes que hacer. Lo que de toda la vida ha sido “entretenerse con una mosca”.

Bien, pues es uno de los villanos más peligrosos a los que nos enfrentamos. En el universo 2.0, con todo el entretenimiento del mundo al alcance de un click, sucumbir al hermoso mundo de abandonarse a la contemplación es muy fácil.

Pero un caramelo al día no hace daño, así que programa tus momentos contemplativos y disfrútalos al máximo. Dedica un pequeño bloque en tu organización a perderte en las redes, leer blogs, o estudiar el vuelo acrobático de las moscas. Siempre que sean periodos de tiempo con principio y fin, no estaremos en peligro de perder parte de nuestro tiempo útil.

Ah! y que no se nos olvide el tiempo que nos roban. Porque el aliado de la proscrastinación es la interrupción. Cuántas veces andas trabajando muy concentrada y suena el teléfono… Al otro lado tu hermana, que se ha comprado no se qué y te va a mandar unas fotos por whatsapp para que le des tu opinión. Y claro… Ahí van tus 20 minutos de trabajo, más los 10 que necesitas para volver a concentrarte en lo que estabas haciendo.

Así que apaga el móvil, o ponlo en silencio, pide a tus familiares que no te molesten en cierto horario (a no ser que sea una urgencia, de las de verdad), cierra las redes sociales y pon en la puerta el cartel de “no molestar, o muerdo”.

6. Relativiza todo lo anterior.

Somos muy dados a fustigarnos a nosotros mismos a la más mínima (las sombras se nos han subido a la cabeza) y en cuanto no cumplimos algo planificado nos castigamos más que el peor de los jefes.

Hay que ser práctico. Si un día no consigues terminar todas tus tareas, antes de finalizar el día, búscale un hueco en la siguiente jornada (recuerda la priorización). Organízate, intenta cumplir todos los objetivos que te propongas diariamente, pero si no lo consigues, keep calm and pizza que te crió.

gestión del tiempo mintha estudio elia fibla the craft academy

Aquí la que os habla aún anda en fase de pruebas. Siempre he sido muy dada a la procrastinación y a priorizar unas tareas más que otras porque me apetecen y no porque sean más urgentes e importantes. Así que desde el comienzo del año estamos en proceso de mejorar la organización. Y oye, cuando nos ponemos y la cumplimos nos da tiempo hasta de sentarnos al solete a “verlas venir”.

Y vosotros, ¿cómo lleváis eso de organizarse? ¿Qué trucos aplicáis? Venga contadnos que aún estamos con la “L” y quizás nos ayudes a ahorrarnos algún que otro arañazo.

Comenta y comparte que tengo un ratito esta tarde programada para responderos. Nos volvemos a ver por aquí el próximo jueves. Si quieres que hablemos de algo que te interese, cuéntanoslo también, y lo apuntaremos en nuestra lista de tareas.

Entradas relacionadas

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *