September is the new January.

organización plan negocio septemberSeptiembre es el nuevo Enero, no me cansaré de decirlo. Volvemos de las vacaciones, con la mente despejada, un montón de fotos playeras y aún con sal en el pelo. Y al abrir la puerta, ahí está Septiembre, con la bata y los brazos en jarra, y mientras señala el calendario nos suelta un “¡¡Estás qué horas son de llegar!!”.

Sentimos cómo la sal del pelo se va, la mente se aturulla y las fotos que guardamos en el móvil se convierten en alarmas. Nos entra el agobio y pedimos al universo volver al chiringuito. Y sí, el día 1 , a las 8 de la mañana, todo son alegrías, porque estrenas agenda y te vienes arriba. Media hora después tienes una lista de tareas que llega hasta Febrero del 2020 (mi exageración sureña no podía faltar) y ni la pegatina de “tú puedes con todo” te va a salvar el día, ya te lo digo…

Muy tragico todo, ¿verdad? Pero no por ello es menos real. Eso sí, cuando nos vemos en éstas podemos hacer dos cosas: empezar a hacer tareas sin ton ni son o dedicar un par de días a la organización de esa lista infinita, implantarnos un nuevo plan de trabajo y prometernos (al más puro estilo Escarlata O’Hara) que lo vamos a cumplir.

Así que, como sé de sobra que eres de las segundas, vamos a dejarte unos tips para mejorar tu rutina diaria y lograr ser más organizada. Y de regalo, un ejercicio para que trabajes en bloques y consigas desterrar la perdida de tiempo en transiciones sin sentido.

Tips para mejorar tu organización en el trabajo.
  • Fíjate una jornada y cúmplela.

Si te organizas bien, y te conciencias de que sólo tienes dos manos (no te plantees mil tareas en un mismo día, sé realista), no necesitarás tiempo extra o pasarte todo el día pegada al ordenador. Evita distraerte y sé productiva.

  • Encuentra tu herramienta de organización.

No elijas tu agenda por la portada o por las pegatinas extras que trae. Busca la agenda que se adapte a tu forma de trabajar. Si anotas mil asuntos al día, necesitarás una agenda con mucho espacio, y si realizas planteamientos generales, te irá mejor un organizador mensual. Hoy día estamos saturados de organizadores, planificadores, agendas…y todas bonitas. Pero recuerda, lo importante es que sean prácticas y te ayuden en tu día a día.

  • Los Kit-kat son necesarios.

Sí, los de chocolate también, pero hoy no nos referimos a ellos. Establece pequeñas pausas de 10-15 minutos cada 2-3 horas. Por mucho que te empeñes, la capacidad de concentración es limitada, y nuestra mente necesita descansar para volver a rendir. Realiza pequeñas pausas y aprovecha para caminar un poco por los alrededores, comer fruta o simplemente mirar por la ventana.

  • Evita las distracciones.

Confiésalo, cada 5 minutos miras de reojo el móvil, y ahí está, la lucecita que parpadea y que no deja de decir “tienes notificaciones”. Lo mejor, guarda el móvil en un cajón, y míralo sólo en los descansos o al finalizar la jornada. Créeme, si unes todo el tiempo que pierdes mirando el móvil de forma intermitente, tendrías para verte un capítulo de tu serie favorita… Dicho así seguro que te planteas desterrar el móvil, ¿verdad?

  • Apunta las tareas del día siguiente.

Al finalizar el día, dedica 5 minutos a apuntar las tareas del día siguiente en la agenda. Prioriza por importancia y estima el tiempo que dedicarás a cada una. De esta forma mañana despertarás sabiendo lo que tienes que hacer y estarás mucho más focalizada en las tareas.

  • Ordena tu espacio de trabajo.

Esas montañas de papeles, libretas y carpetas que acumulas en tu mesa y que hace varios días que no usas, te restan espacio y dificultan que te sientas cómoda. Dedica los últimos minutos de la jornada a recoger tu escritorio, archivar carpetas, etc. Cuando llegues a la mañana siguiente, y todo esté en orden, te sentirás más motivada.

  • Come sano y haz ejercicio.

Aunque no lo creas, llevar una buena alimentación y hacer algo de ejercicio nos ayuda a mejorar nuestra organización y ser más productivos. Estas dos actividades contribuyen a tener la mente despierta y ágil, por lo que seremos más eficaces y resolutivos. Si vas a dedicar tiempo al ejercicio, márcalo en tu organización diaria, así no ocuparás ese tiempo con otras tareas y no te pondrás excusas.

  • Delega.

Es algo que nos cuesta hacer, pero que es muy necesario. Si hay actividades que te hacen perder mucho tiempo buscando tutoriales, dando palos de ciego… Lo mejor es buscar a alguien que pueda encargarse de ello. Tu tiempo y tu salud lo agradecerán.

  • Si hoy no es el día, lo será mañana.

Hay días en los que la concentración nos abandona, y la frustración toma el control. Si llevas un par de horas intentando trabajar, y no hay manera, apaga el ordenador y mañana será otro día. Seguro que tienes otras mil tareas que hacer, como hacer la compra, visitar a una amiga o simplemente leer un libro. Obcecarse en trabajar cuando el día no es propicio sólo nos hará perder el tiempo y aumentar nuestro nivel de frustración y ansiedad.

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Y ahora vamos a hacer un ejercicio.

Nos servirá para comenzar a planificar nuestro día , y que nos será de gran utilidad para planificar nuestro trimestre (post del próximo jueves).

  1. Apunta en una lista las tareas fijas que realizas a diario, su tiempo de duración y la hora a la que sueles realizar cada una de ellas.

Ejemplo:

 Tarea: contestar correo

Duración: 1 h

Día: Todos los días

  1. Realiza grupos de actividades similares. Puedes agruparlas por ser actividades que realizas en poco tiempo, por la ubicación, o por el tipo de actividad.

Ejemplo:

        Grupo 1:

        – Contestar correos

        – Responder mensajes redes sociales

        – Responder comentarios blog

3. Al crear un grupo de tareas creamos un bloque de trabajo. En éste caso se trata de responder correos y comentarios. Ya solo nos queda asignarle un tiempo y lugar en nuestra jornada. Si un día hay pocas tareas en éste bloque, aprovecha el tiempo para adelantar tareas del bloque siguiente

Ejemplo:

        Grupo 1 > 10:00 /11:00 – 16:00/16:30

        Día: Todos los días

En mi caso, este bloque coincide con el momento en el que suelo prepararme un café o té. Así aprovecho para crear un pequeño tiempo más distendido que al final se convierte en una rutina que me ayuda a agilizar los procesos.

Ya os adelanto que durante todo el mes de Septiembe nuestro blog estará dedicado a la organización, tanto del trabajo como de nuestras rutinas diarias. Así que no te lo pierdas, que la vuelta al cole ha comenzado y hay que ponerse las pilas.

¿Qué os ha parecido nuestros tips? ¿Cuántos de ellos incumples?

He de confesar que yo aún rompo algunos, pero desde ya me he comprometido a cumplirlos todos y no comenzar a flaquear pasadas unas semanas.

¿Te ha servido nuestro ejercicio? ¿Trabajabas ya por bloques?

Nosotros estamos empezando a implementarlo. Saltar de una tarea a otra es una locura y además pierdes mucho tiempo útil volviendo a centrarte y conectando con la nueva tarea. Así que bienvenidos sean los bloques de tareas.

Nos despedimos hasta el próximos jueves. Esperamos encontraros al otro lado de la pantalla. Si no quieres perdértelo, recuerda que si te apuntas a la #mintletter, recibirás a final del mes un resumen de todo lo publicado en el blog.

Dejadnos un comentario si queréis que incluyamos algún tema de organización concreto, o para contarnos qué os ha parecido éste. Que tengáis un buen final de semana.

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